In all interactions with our customers, we are committed to providing the following services:

• Customers are welcomed, valued and respected.

• Enquiries are answered in a polite and efficient manner.

• Our customer service team is available by telephone and in person during office hours.

• Our website is regularly updated with easy access to details of exam dates, prices and places where candidates can take our exams.

• Our communication is professional, clear, accurate and up-to-date.

• Our staff are professional, proactive, responsive and are clearly identified with an ID badge.

• We provide all the necessary guidance and support for Cambridge English exams.

• We use feedback from our customers to continuously improve our customer service.

• We have complaints, safeguarding and whistleblowing policies. https://www.cambridge.org/legal/safeguarding-policy

• We manage complaints promptly and sensitively within an agreed timescale.

• Exam office and exam venues are clean, accessible, safe and welcoming.

• The registration process is simple, efficient and flexible. Data and candidate’s work is handled in a confidential and secure manner as part of standard data protection.

• We aim to answer phone calls promptly. We always give our names and will try to answer queries straightaway.

• If we do not know the answer to a question, we take a message and respond within 3 working days. If the person you want is not available within this timescale, we ensure someone else responds to you in the same timescale instead.

• If you leave a voicemail message during our office hours, we return your call within 4 working hours.

• We aim to respond to your emails within 2 working days and we check our inboxes regularly during office hours.

• If you have a complaint, you can write to examenes@booksandbits.cl or speak to a member of our staff. Complaints will be acknowledged within two days of receipt. Once we have received full details of your complaint, our promise is that we will do everything we can to respond fully to your issue within thirty days. Whatever happens, we will keep you informed.

• If visiting our office, a member of staff is always be ready to greet you in reception.

• We send confirmation of exam entries and exam day schedule at least 10 working days before the exam (unless it is a late entry).

• We despatch certificates within 60 working days after we receive them from Cambridge.

Books and Bits Educational Centre – Authorised Cambridge English Centre CL144

1.  Purpose and Scope

The purpose of this policy is to outline the procedures for the collection, handling, storage, and protection of personal and institutional data at Books and Bits Educational Centre in its capacity as a preparation and registration centre for Cambridge English Qualifications.

This policy applies to all staff involved in the registration process, as well as candidates (and their legal guardians) and educational institutions partnering with our centre.

2.  Data Collection Principles

We collect data solely for the purpose of exam registration and communication. This includes:

• Candidate Information: Full name, date of birth, gender, identification number, and contact details.

• Institutional Data: School/College name, contact person details, and candidate

• Special Requirements: Relevant medical or educational data for special arrangements (Access Arrangements).

3.  Data Handling and Security

3.1  Access Control

Access to personal data is strictly limited to authorised personnel who require the information to perform their roles (e.g., Exam Coordinators and Administrative Staff).

3.2  Storage

 Digital data is stored on password-protected systems with encryption. Physical documents, such as registration forms or identification copies, are stored in locked filing cabinets within restricted areas.

3.3  Transmission to Cambridge

 Data transmission to Cambridge English is conducted via secure, official portals (e.g., Cambridge English Preparation Centre Website). We do not share candidate data with third parties for marketing purposes.

4.  Retention and Disposal

Data will be retained only for as long as necessary to fulfill the exam cycle requirements and statutory obligations.

• Active Records: Kept for the duration of the exam registration and result

• Archive: Records are typically held for a period of 2 years post-exam to resolve any certification or verification queries.

• Disposal: Physical records are shredded, and digital records are permanently deleted after the retention period.

5.  Rights of the Data Subject

Candidates and partner institutions have the right to:

• Request access to the personal data held about

• Request correction of any inaccurate or incomplete

• Request the deletion of data (subject to exam board requirements).

• Withdraw consent for data processing (where processing is based on consent).

6.  Data Breach Protocol

In the event of a data breach (unauthorised access or loss), Books and Bits Educational Centre will notify the affected individuals and the relevant supervisory authorities within 72 hours, in accordance with legal requirements.

7.  Contact Information

For any queries regarding data protection or to exercise your rights, please contact:

Data Protection Officer

Books and Bits Educational Centre Email:       examenescambridge@booksandbits.cl

Phone: +56 9 61581967

© 2024

1.  Propósito y alcance

Books and Bits Educational Centre, en su calidad de centro de preparación y administración para los exámenes de Cambridge English ha decidido crear una política para definir los procedimientos para la recopilación, manejo, almacenamiento y protección de datos personales e institucionales.

Esta política se aplica a todo el personal implicado en el proceso de registro, así como a los candidatos (y sus tutores legales) y a las instituciones educativas que colaboran con nuestro centro.

2.  Principios de Recopilación de Datos

Recopilamos datos únicamente con el propósito de registrar y comunicar exámenes. Esto incluye:

• Información del candidato: Nombre completo, fecha de nacimiento, género, número de identificación y datos de contacto.

• Datos institucionales: nombre del centro/colegio, datos de contacto y listas de candidatos.

• Requisitos especiales: Datos médicos o educativos relevantes para solicitudes de adecuaciones especiales.

3.  Manejo y seguridad de datos

 

3.1  Control de acceso

 

El acceso a los datos personales está estrictamente limitado al personal autorizado que requiera la información para desempeñar sus funciones (por ejemplo, Coordinadores de Exámenes y Personal Administrativo).

3.2  Almacenamiento

 

Los datos digitales se almacenan en sistemas protegidos por contraseña y cifrados. Los documentos físicos, como formularios de registro o copias de identificación, se almacenan en archivadores cerrados dentro de áreas restringidas.

3.3  Transmisión a Cambridge

 

La transmisión de datos a Cambridge English se realiza a través de portales oficiales y seguros (por ejemplo, la plataforma Cambridge English Preparation Centre). No compartimos datos de candidatos con terceros con fines de marketing.

4.  Retención y eliminación

Los datos solo se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con los requisitos del ciclo de examen y las obligaciones legales.

• Registros activos: Se mantienen durante el periodo de registro y resultados del examen.

• Archivo: Los registros suelen conservarse durante un periodo de 2 años tras el examen para resolver cualquier consulta de certificación o verificación.

• Eliminación: Los registros físicos se trituran y los registros digitales se eliminan permanentemente tras el periodo de conservación.

5.  Derechos del Sujeto

Los candidatos e instituciones asociadas tienen derecho a:

• Solicita acceso a los datos personales que se poseen sobre ellos.

• Solicita la corrección de cualquier dato inexacto o incompleto.

• Solicita la eliminación de datos (sujeto a los requisitos del colegio examinador).

• Retirar el consentimiento para el tratamiento de datos (cuando el procesamiento se basa en el consentimiento).

6.  Protocolo de Brecha de Datos

En caso de una brecha de datos (acceso no autorizado o pérdida), Books and Bits Eduactional Centre notificará a las personas afectadas y a las autoridades supervisoras pertinentes en un plazo de 72 horas, conforme a los requisitos legales.

7.  Información de contacto

Para cualquier consulta sobre protección de datos o para ejercer sus derechos, por favor contacte con:

Responsable de Protección de Datos

Centro Educativo Books and Bits Email:examenes@booksandbits.cl

Teléfono: +56 9 61581967

1.  Propósito y alcance

Books and Bits Educational Centre, en su calidad de centro de preparación y administración para los exámenes de Cambridge English ha decidido crear una política para definir los procedimientos para la recopilación, manejo, almacenamiento y protección de datos personales e institucionales.

Esta política se aplica a todo el personal implicado en el proceso de registro, así como a los candidatos (y sus tutores legales) y a las instituciones educativas que colaboran con nuestro centro.

2.  Principios de Recopilación de Datos

Recopilamos datos únicamente con el propósito de registrar y comunicar exámenes. Esto incluye:

• Información del candidato: Nombre completo, fecha de nacimiento, género, número de identificación y datos de contacto.

• Datos institucionales: nombre del centro/colegio, datos de contacto y listas de candidatos.

• Requisitos especiales: Datos médicos o educativos relevantes para solicitudes de adecuaciones especiales.

Base legal: Los datos se procesan en función de la necesidad contractual de inscriber a los candidatos para los exámenes y en cumplimiento de las leyes locales de Protección de Datos y de las normativas de Cambridge English.

3.  Manejo y seguridad de datos

 

3.1  Control de acceso

 

El acceso a los datos personales está estrictamente limitado al personal autorizado que requiera la información para desempeñar sus funciones (por ejemplo, Coordinadores de Exámenes y Personal Administrativo).

3.2  Almacenamiento

 

Los datos digitales se almacenan en sistemas protegidos por contraseña y cifrados. Los documentos físicos, como formularios de registro o copias de identificación, se almacenan en archivadores cerrados dentro de áreas restringidas.

3.3  Transmisión a Cambridge

 

La transmisión de datos a Cambridge English se realiza a través de portales oficiales y seguros (por ejemplo, la plataforma Cambridge English Preparation Centre). No compartimos datos de candidatos con terceros con fines de marketing.

4.  Retención y eliminación

Los datos solo se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con los requisitos del ciclo de examen y las obligaciones legales.

• Registros activos: Se mantienen durante el periodo de registro y resultados del examen.

• Archivo: Los registros suelen conservarse durante un periodo de 2 años tras el examen para resolver cualquier consulta de certificación o verificación.

• Eliminación: Los registros físicos se trituran y los registros digitales se eliminan permanentemente tras el periodo de conservación.

5.  Derechos del Sujeto

Los candidatos e instituciones asociadas tienen derecho a:

• Solicita acceso a los datos personales que se poseen sobre ellos.

• Solicita la corrección de cualquier dato inexacto o incompleto.

• Solicita la eliminación de datos (sujeto a los requisitos del colegio examinador).

• Retirar el consentimiento para el tratamiento de datos (cuando el procesamiento se basa en el consentimiento).

6.  Protocolo de Brecha de Datos

En caso de una brecha de datos (acceso no autorizado o pérdida), Books and Bits Eduactional Centre notificará a las personas afectadas y a las autoridades supervisoras pertinentes en un plazo de 72 horas, conforme a los requisitos legales.

7.  Información de contacto

Para cualquier consulta sobre protección de datos o para ejercer sus derechos, por favor contacte con:

Responsable de Protección de Datos

Centro Educativo Books and Bits Email:examenes@booksandbits.cl

Teléfono: +56 9 61581967

© Books and Bits Educational Centre 2024. CL144 Centro autorizado por Cambridge English.

© Books and Bits Educational Centre 2024. CL144 Centro autorizado por Cambridge English.

© 2024

Complaints, Whistleblowing & Safeguarding

Books and Bits Educational Centre –  Authorised Cambridge English Centre CL144

1.   Purpose and Scope

This document outlines the procedures for Books and Bits Educational Centre to ensure the integrity of Cambridge English Qualifications. It covers the handling of candidate and stakeholder complaints, the protection of whistleblowers, and the safeguarding of children and vulnerable adults during the examination process.

2.   Complaints Policy

We are committed to providing a high-quality service. However, if a candidate, parent, or institution is dissatisfied with our service, they have the right to lodge a formal complaint.

2.1   Procedure

• Informal Resolution: Where possible, issues should be raised immediately with the Centre Manager or Lead Proctor on the day of the exam.

• Formal Complaint: Must be submitted in writing via email within 5 working days of the exam date.

• Investigation: The Centre Manager will investigate and provide a written response within 10 working days.

Note: This policy covers administrative complaints (e.g., venue quality, staff conduct). Appeals against exam results must follow the official Cambridge English Results Enquiry process.

 

3.   Whistleblowing Policy

Books and Bits Educational Centre encourages staff, examiners, and candidates to report any suspected malpractice or unethical behaviour without fear of reprisal.

3.1   Reporting Malpractice

Malpractice means suspected cheating of any kind, and any other activities such as inappropriate/disruptive behaviour or failure to stop writing at the end of a test. It should also be noted that candidates who are found in possession of unauthorised material (including mobile phones, notes, course-books and dictionaries) may be disqualified.

For details of our malpractice procedure, please visit cambridgeenglish.org/help/malpractice.

4.   Safeguarding Policy

As an Authorised Cambridge English Centre, we have a duty of care to ensure the safety of all candidates, particularly those under 18 and vulnerable adults.

4.1   Key Principles

• Staff Vetting: All staff and invigilators must undergo background checks and sign a Code of Conduct.

• Supervision: Under-18s will never be left unsupervised with a single adult in a closed

• Reporting Concerns: Any suspicion of abuse, neglect, or harassment must be reported immediately to the designated Safeguarding Lead (DSL).

• Designated Safeguarding Lead (DSL)

Role	Name	Contact Details
DSL	Lidy Olea	+56961581967
Deputy DSL	Constanza Bavo	+56983999712

5.   Data Protection

All records related to complaints, whistleblowing, and safeguarding incidents will be stored securely and processed in accordance with local data protection laws (GDPR/National Law) and Cambridge English requirements.

This document is proprietary to Books and Bits Educational Centre and is designed to meet the standards set by Cambridge English.

© 2024

1.   Propósito y alcance

Este documento describe los procedimientos para garantizar la integridad de los exámenes de Cambridge English administrados por Books and Bits Educational Centre. Cubre la gestión de quejas de candidatos y partes interesadas, la protección de denunciantes y la protección de niños y adultos vulnerables durante el proceso de examen.

2.   Política de reclamos

Estamos comprometidos a ofrecer un servicio de alta calidad. Sin embargo, si un candidato, padre o institución no está satisfecho con nuestro servicio, tiene derecho a presentar una queja formal.

2.1   Procedimiento

• Resolución informal: Cuando sea posible, los problemas deben plantearse inmediatamente al Centre Exams Manager o al Supervisor el día del examen.

• Queja formal: Debe presentarse por escrito por correo electrónico dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha del examen.

• Investigación: El Centre Exams Manager investigará y proporcionará una respuesta por escrito en un plazo de 10 días hábiles.

Nota: Esta política cubre los reclamos administrativos (por ejemplo, calidad del recinto, conducta del personal). Las apelaciones contra los resultados del examen deben seguir el proceso oficial de Consulta de Resultados de Cambridge English.

3.   Política de denuncias

Books and Bits Educational Centre anima al personal, examinadores y candidatos a denunciar cualquier sospecha de mala praxis o comportamiento poco ético sin temor a represalias.

3.1   Denuncia de mala praxis

Mala praxis significa sospecha de hacer trampa de cualquier tipo, y cualquier otra actividad como conductas inapropiadas o disruptivas o no dejar de escribir al final de un examen. También debe señalarse que los candidatos que sean encontrados en posesión de material no autorizado (incluidos teléfonos móviles, apuntes, libros de curso y diccionarios) pueden ser descalificados.

Para más detalles sobre nuestro procedimiento, por favor visite cambridgeenglish.org/help/malpractice.

4.   Política de Protección

Como Centro Autorizado de Cambridge English, tenemos el deber de garantizar la seguridad de todos los candidatos, especialmente de los menores de 18 años y adultos vulnerables.

4.1   Principios clave

• Evaluación del personal: Todo el personal debe someterse a verificaciones de antecedentes y firmar un Código de Conducta.

• Supervisión: estando en sala de exámenes, los menores de 18 años estarán bajo supervisión de nuestro staff

• Notificación: Cualquier sospecha de abuso, negligencia o acoso debe ser comunicada inmediatamente a nuestro Centre Exams Manager.

5.   Protección de Datos

Todos los registros relacionados con quejas, denuncias y incidentes de protección se almacenarán de forma segura y se procesarán conforme a las leyes locales de protección de datos (RGPD/Ley Nacional) y los requisitos de Cambridge English.

Este documento es propiedad del Books and Bits Educational Centre y está diseñado para cumplir con los estándares establecidos por Cambridge English. © 2024